Factura electrónica en procesos ejecutivos

Luis Alejandro Sanchez • 20 de septiembre de 2023

Factura electrónica en Colombia

La utilización de la factura electrónica en Colombia se remonta a la expedición del decreto 1094 de 1996, en el que se dan las primeras puntadas para estructurar su sistema de expedición y validación. Sin embargo, tan solo fué hasta el decreto 1929 de 2007 cuando se dió una definición más formal de la misma , y se otorgan además facultades al gobierno nacional para su reglamentación.

 

Hasta ese momento, las demandas ejecutivas derivadas del cumplimiento de una obligación pasaban por demostrar las circunstancias por parte del demandante, ya que las diversas facturas existentes no se consideraban como un título valor. 

 

A partir de la ley 1231 de 2008, se produce la unificación de todas las facturas existentes hasta la fecha bajo el nombre de factura de venta, otorgándole además su calidad de título valor. No obstante, en la citada ley, el parágrafo de su artículo 1 habla de una futura reglamentación para la circulación de la factura electrónica, dejando como parámetros de aceptación de la factura el que el comprador acepte de manera expresa su contenido, por escrito en el cuerpo de ésta, práctica típica de las facturas impresas en papel.

 

Todo este tiempo se ha venido operando con vacíos jurídicos en la operación de la factura electrónica, en particular porque el ítem de aceptación de la factura electrónica por parte del comprador se ha constituido en un obstáculo de las instancias judiciales, dado que no se tiene la aceptación expresa mencionada en la ley 1231 de 2008, lo cual provoca el rechazo del proceso. 

 

Este es un caso de migración tecnológica y de procedimientos, el cual se ha venido reglamentando a partir de instancias como la ley 527 de 1999 que hace referencia a las firmas digitales, o el mismo decreto 1929 de 2007 que hace mención por una parte a cómo se puede definir una factura electrónica, así como sus principios de autenticidad e integridad.

 

Tan solo hasta el decreto 1349 de 2016, que finalmente reglamenta la circulación de la factura electrónica como título valor se tienen los elementos para cerrar el círculo en el caso de los procesos ejecutivos con factura electrónica.


La factura electrónica como título valor


En relación con los procesos ejecutivos que involucran la factura electrónica, el gran inconveniente que se ha venido presentando en los juzgados es que las demandas no pasan el examen de admisibilidad, en particular debido a la ausencia de de la fecha de recibo, así como el nombre y la firma de quien recibe, lo cual debía estar impreso en la factura. 

 

Para encontrar la solución a este problema, es preciso regresar al decreto 1349 de 2016, que adicionó en el artículo 1 el capítulo 53 al título 2 de la parte 2 del libro 2 del decreto único 1074 de 2015, pudiéndose apreciar que en el parágrafo 4 del artículo 2.2.2.53.1 se halla solución al problema, ya que establece que: "El adquiriente/pagador que esté obligado a facturar electrónicamente, o el que haya optado voluntariamente por expedir la factura por este mecanismo, o esté habilitado para recibir facturas electrónicas, o aquel que decida recibir facturas en formato electrónico de generación, de conformidad con lo dispuesto en el numeral 2 del artículo 3 y el artículo 15 del decreto 2242 de 2015 para efectos de la circulación, deberá aceptar expresa o tácitamente el contenido de la factura electrónica por medio electrónico, según lo previsto en el presente capítulo". 


¿Y qué implica el aceptar expresa o tácitamente?


Las facturas electrónicas se generan en formato XML y son enviadas a un correo electrónico destinado exclusivamente para su recepción. Dado el formato 100% digital en el que circula el documento, no es viable el recibido con firma y sello, según la usanza de las facturas impresas.

En la práctica hay dos caminos:

 

1.- Que de manera expresa el comprador, vía correo electrónico, acepte el contenido de la factura.

 

2.- Que lo haga de manera tácita, lo cual se entiende como que se da por aceptada la factura si el comprador no da respuesta al documento enviado dentro de los 3 días hábiles siguientes al envío.

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Al momento de presentar una demanda ejecutiva, el operador de facturación cuenta con toda la evidencia electrónica de mensajes enviados con sus respectivas lecturas, respuestas y sus fechas asociadas. Esta información, junto con la factura en formato electrónico puede ser presentada como evidencia de aceptación de la factura de cara a la aceptabilidad de una demanda en un juzgado.

 

Lo tácito siempre se prestará a interpretaciones circunstanciales de parte de abogados defensores con el fin de argumentar la disputa de una obligación. Dada esa circunstancia, nuestra recomendación es que, al momento de iniciar la relación comercial con un cliente y antes de emitir facturación, se la haga firmar un pagaré. Párrafo nuevo

Análisis y acciones de mejora para KPIs de cobranza

por Luis Alejandro Sanchez • 11 de diciembre de 2023
En el mundo empresarial, los indicadores de gestión o KPI son un recurso utilizado para medir la eficiencia de la gestión de una organización o equipo de trabajo. Para el caso de la cobranza, los KPI asociados buscan evaluar el rendimiento de sus procesos, y en consecuencia entender qué tan efectivo está siendo el proceso de recuperación de capital, y por ende qué tan fuerte es la liquidez de la empresa. Una mala gestión en la cobranza tendrá efectos negativos en el corto y mediano plazo. De allí que sea necesario sondear periódicamente y de manera cuantitativa los resultados del cobro de cartera. En este post mencionaremos dos indicadores de gestión de cartera, interpretando su significado y algunas maneras de mejorarlo en la práctica: Rotación de cartera en días Se refiere al tiempo que transcurre desde la facturación hasta el momento en el que el cliente realiza el pago. Un tiempo promedio de pago que sea elevado, puede significar que existen problemas con el proceso de cobro, el cual puede deberse a diversos factores: Estudios de crédito mal realizados o no realizados Mal otorgamiento de los cupos de crédito a los clientes Ausencia de planes de recuperación de cartera Técnicas de cobranza deficientes Políticas de cobranza eficientes Dejando de lado el tiempo promedio de cobro (que bien podría ser sujeto de revisión si es muy extenso en relación con los tiempos de pago a proveedores), un tiempo de recuperación muy extenso termina siendo una indicación de que todo un proceso pudo haber salido mal. Es por ello que se requiere verificar y corregir en lo que haga falta, aspectos relacionados con la idoneidad de los analistas de crédito, si las políticas de crédito y cobranza están acordes con la actualidad del entorno, o si los agentes de cobranza son lo suficientemente hábiles como para recuperar de manera eficiente el dinero de las cuentas por cobrar. Dentro del estándar de políticas de cobranza, bien vale la pena evaluar el tiempo de mora a partir del cual se terceriza la gestión de cobranza. No debe olvidarse que, a mayor antigüedad de la deuda, menor la probabilidad de recuperación. La tercerización es una medida que, psicológicamente, persuade al deudor y lo motiva a pagar, y eso será más efectivo en la medida en que la obligación vencida no tenga una antigüedad demasiado grande. Porcentaje de cartera vencida Simplemente se trata de la relación entre las deudas vencidas con relación a los créditos totales otorgados. Según las buenas prácticas de cartera, se sabe que un porcentaje de cartera vencida del 1% y hasta el 8% es aceptable, que entre el 9% y el 15% es preocupante, y que más el 15% es alarmante, ya que en ese punto amenaza con absorber las ganancias netas de la empresa. No debería permitirse que dicho porcentaje supere el umbral del aceptable, y eso puede lograrse partir de hacer más eficiente el proceso de cobro: Haciendo labor de cobranza preventiva, recordando al deudor la fecha del vencimiento de su obligación, días antes de que esto ocurra. Puede parecer algo obvio, pero lo cierto es que muchas cuentas no se pagan por que formalmente no se llegan a cobrar. De igual manera, algunos deudores demoran deliberadamente el pago de las obligaciones para poder obtener beneficios con un dinero que no le corresponde. Automatizando labores cotidianas de cobranza, como recordatorios de pago, ofertas de acuerdos de pago, mensajes informativos, etc. Capacitación para los agentes de cobro, para que puedan adquirir conocimientos y habilidades permitan mejorar su desempeño. Si logísticamente no es posible optimizar el rendimiento de su equipo de cobranza, bien vale la pena considerar la tercerización a alguna agencia de cobro especialista en la materia.

La cobranza inicia desde antes de la venta

por Luis Alejandro Sanchez • 6 de diciembre de 2023
Todas las empresas tienen un cierto porcentaje de cartera morosa, en algunos casos más elevado que en otros. Hay situaciones en las que este porcentaje llega a ser tan alto (del orden del 15% o superior) que se pone en riesgo la sostenibilidad misma de la organización. Frente a situaciones críticas como esta, se tiende a tomar medidas extremas que incluso terminan en la instancia judicial, corriendo el riesgo de que los deudores no tengan activos embargables para compensar la deuda, y el problema de liquidez no hace más que agravarse. ¿Cómo puede una empresa llegar a una situación así? En lo primero que se puede pensar es en que el área de cartera no supo administrar eficientemente la cobranza. Sin embargo, dicha cobranza no es fácil de administrar si durante el proceso de la venta se pactaron con el cliente condiciones desfavorables o riesgosas para quien ejerce como vendedor. El éxito de la cobranza depende no solo de cobrar como tal, sino también de qué tan viable será en un momento determinado recuperar el capital de una obligación pendiente. Por eso, el proceso de concesión del crédito es fundamental de cara a la gestión eficiente de la cartera. La importancia de la etapa de concesión del crédito No hay duda de que otorgar crédito a los clientes es un factor esencial de cara a lograr las ventas previstas. Parece obvio que no se le debería otorgar crédito a personas o empresas que no tengan la suficiente capacidad de pago. Sin embargo, se sigue incurriendo con frecuencia en este error. Investigar de manera rigurosa al cliente que solicita el crédito, es un acto de supervivencia para cualquier empresa. Antes de iniciar una relación comercial con un cliente, es importante conocer primero su capacidad de pago, el capital con el que cuenta, en qué condiciones se desenvuelve su negocio, así como su carácter, es decir cómo ha cumplido o está cumpliendo con sus compromisos crediticios. Es una manera de evitar problemas futuros (por ejemplo, impagos). Para poder pactar condiciones de pago viables con los clientes, y de paso reducir la probabilidad de tener una cartera morosa elevada, bien vale la pena tener en cuenta lo siguiente: Que la organización esté convencida del impacto que puede tener el proceso de concesión del crédito, y por ende la rigurosidad con la que éste se debe efectuar. Eso implica, ante todo, que se tenga una política para el otorgamiento de créditos, de modo tal que no haya lugar a subjetividades. Asegurarse que, efectivamente, se reciba la información para su análisis, y que esta además sea verificable para poder hacer una investigación real del cliente. Que el otorgamiento de crédito esté en manos de personas que conozcan del tema, para que sus decisiones sean acertadas y de beneficio para la empresa. No hay lugar para aprendices, personas en su primer empleo o descartes de otras divisiones si se van a tomar decisiones relacionadas con el dinero de la compañía. Si requiere asesoría acerca de cómo estructurar el proceso de cartera en su empresa, no dude en contactarnos.

Inteligencia artificial: Una herramienta de valor para mejorar la cobranza

por Luis Alejandro Sanchez • 5 de diciembre de 2023
Vivimos en la era de la información. Nunca antes se había tenido tantos datos disponibles acerca de mercados, clientes y hábitos de comportamiento, entre otros. Es uno de los grandes beneficios que la tecnología ha aportado en los últimos años. A pesar de ello, existen desafíos alrededor de tales datos e información ya que, de nada sirve tenerlos si no se les sabe dar un uso adecuado. Adicionalmente, los volúmenes de información generados a diario son tan grandes, que su análisis y procesamiento tardaría demasiado en manos de analistas clásicos, y es allí donde la tecnología vuelve a surgir como la solución. Una de las funcionalidades que definen a la inteligencia artificial es la capacidad de procesar grandes volúmenes de datos de forma rápida. De ese modo, el poder tener rápidamente interpretaciones válidas de los datos disponibles, implica contar con ventajas competitivas. La gestión de la cobranza también puede verse impactada de manera positiva a partir de las posibilidades que brinda la inteligencia artificial. Bastaría hablar de la agilización del servicio y la calidad de las acciones emprendidas, a través de agentes virtuales, mejor toma de decisiones y atención personalizada para cada deudor. De manera concreta, ¿Cómo podría esto verse reflejado? Veamos cuatro aspectos puntuales: 1.- Equipos de cobranza más productivos Siempre ha existido el temor de si la tecnología (la inteligencia artificial en este caso) conducirá a la desaparición de los operadores humanos. La verdad es que no, porque lo que se quiere es tener una herramienta que refuerce y haga más eficiente la labor del equipo de agentes de cobro. Los algoritmos no cuentan con la empatía que se suele tener en las conversaciones entre seres humanos (en especial en situaciones difíciles como la exigencia de pago de una obligación en mora), y tampoco cuentan con habilidades de negociación para llegar a acuerdos que faciliten la recuperación de capital. La inteligencia artificial llega para apoyar la gestión de la cobranza, haciendo más fácil la toma de decisiones (al descubrir patrones de comportamiento de los deudores), y simplificando los procesos operativos (automatizando actividades diversas), lo cual en general hace más grata la experiencia del deudor e incrementa la disposición y la voluntad para pagar. Lo que se espera es que los indicadores de gestión de los agentes de cobro pueden incrementarse de manera sustancial, gracias al uso de la inteligencia artificial. 2.- Estrategias de cobro eficaces La capacidad de análisis de la inteligencia artificial nos lleva a la construcción de modelos predictivos, es decir la capacidad de adelantarse a las acciones de los clientes / deudores. A partir de ello, sería posible la construcción de estrategias, productos y ofertas de alta eficacia con miras a la recuperación de capital. Un modelo predictivo implica reconocer patrones e identificar el comportamiento de pago de un deudor específico. Si se entiende eso, se pueden hacer ofertas para acuerdos de pago atractivos para cada caso, al estar alineados con la realidad de cada deudor. Muchas veces el no pago de una obligación en mora no se da por no tener la voluntad de cancelar la obligación, sino por no tener una posibilidad lo suficientemente viable para el deudor, partiendo del hecho de que la obligación de pagar no es algo negociable. Hay que tener en cuenta que, en la actualidad, la cobranza se entiende como un servicio y que su objetivo es recuperar el capital y mantener sanas las relaciones comerciales entre deudores y acreedores de cara a futuros negocios. 3.- Gestión ágil de los datos Contar con bases de datos es solo el principio, ya que dichos datos sin un análisis adecuado no llevan a nada. La inteligencia artificial permite hacer análisis profundos de la información disponible y de ese modo sacar conclusiones sobre las acciones que se deberían emprender en cada caso. Analizar de manera integral el historial de pagos de un deudor, la totalidad de sus obligaciones, con quién ha hecho negocios y con qué activos cuenta, solo para citar algunos ejemplos, puede llevar a una empresa a extraer concusiones valiosas y de ese modo tomar decisiones acertadas acerca de qué hacer en cada caso de cobranza. Bastaría con decir que muchos de los procesos judiciales que se inician no son exitosos porque se procede con ellos para luego saber que el deudor no cuenta con activos que permitan proceder a un embargo. Las decisiones acertadas llevarán a una mayor eficacia en la recuperación, que al final de cuentas es lo que define a los equipos de cartera y/o las agencias de cobro. 4.- Herramientas de interacción El uso de herramientas de reconocimiento de voz / texto (bots) puede ser un recurso valioso en la ejecución oportuna de acciones del día a día, y que en manos de operadores humanos pueden ser tediosas y tomar mucho tiempo. La automatización de acciones como las notificaciones / recordatorios de pago, la oferta de acuerdos de pago o el agendamiento de los mismos, además de terminar prestando un buen servicio al cliente, hacen más productivo el trabajo.  Según los expertos, la automatización de estas labores permite un incremento de hasta un 30% en los ingresos de la empresa, al tiempo que puede reducir los costos operativos hasta un 25%
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