ABC de las cobranzas

ABC de las cobranzas

ABC de las cobranzas

Comencemos por el siguiente hecho: si tiene que luchar contra sus cuentas por cobrar, no puede ganar. Si, por el contrario, toma las medidas necesarias para administrarlas en forma organizada y aplica la debida presión en el momento adecuado, logrará óptimos resultados. Para ello existen 8 reglas básicas que describiremos a continuación y que le permitirán administrar y controlar sus acreencias

ESTO ES LO QUE NECESITO

  • Actitud y profesionalismo

    Una actitud positiva y firme es de vital importancia en la administración y control de acreencias. Si espera le paguen, la contraparte lo sabe y es consciente de que usted tomará las medidas necesarias para que esto suceda, le pagarán. Si se es profesional y serio en la administración de acreencias, sus clientes serán serios con respecto a los compromisos hacia usted. Por lo contrario, si la toma a la ligera y permite a sus clientes aprovecharse de usted, se aprovecharán.

  • Enfoque sistemático

    No hay nada más efectivo que un enfoque sistemático y controlado a la administración de acreencias siendo el principal factor de éxito la utilización de un procedimiento escalonado, por etapas. El secreto gira alrededor del hecho de ser sistemático y organizado. En todo el proceso guarde evidencia de lo que se dijo y quien lo dijo y no fallará. Para que funcione tiene usted que mantenerse al tanto.

  • No de la espalda a sus deudores

    Conceder crédito a otra empresa implica asumir un cierto nivel de riesgo. En la mayoría de los casos, este riesgo es parte del costo de los negocios, y es aceptable, siempre y cuando sea administrado adecuadamente. En un instante se puede perder el control de acreencias descuidadas y la pérdida de control es el primer paso hacia la pérdida de su negocio.

  • No tenga miedo de aumentar la presión

    Si encuentra que tiene un problema en sus manos, lo importante es retomar el control lo más rápidamente posible y continuar presionando por resultados. La clave es reconocer cuando el proceso se ha estancado y estar preparado a utilizar un enfoque más fuerte cada que vez que establezca contacto. Si está aplicando la segunda regla debe saber después de la primera o segunda llamada si tiene o no un problema en sus manos. En ese momento, la cuenta por cobrar sólo estará vencida por unos pocos días y ya sabrá usted cuales son las intenciones de su cliente. Si usted cree que su intención es pagar, puede llegar a un acuerdo que satisfaga a ambas partes (recuerde confirmarlo por escrito). Si cree que no piensan pagar, aumente la presión, sin dudarlo, pasando al siguiente nivel. Mientras aumenta sus niveles de presión y sigue el proceso, recuerde: es su dinero y con demasiada frecuencia no le pagarán si no presiona adecuadamente.

  • Transmita sus terminos con claridad y no muestre debilidad

    Se trata de mantenerse en lo dicho. Al conceder términos de financiamiento tenga la determinación de comunicarlos claramente y manténgase firme sin importar las circunstancias. Recuerde, un negocio es un negocio. Su empresa cumplió con sus obligaciones y ahora le corresponde a sus clientes. Recuerde también explicar sus términos y condiciones a sus propios empleados. Es un error común el asumir que su propio personal está bien informado sobre la forma en que usted conduce su negocio.

  • Sea directo y cumpla con su palabra

    Ya hemos mencionado que con el fin de evitar dificultades es importante fijar sus términos y mantenerse en lo acordado (Cuarta Regla). La Sexta Regla desarrolla esta filosofía para situaciones en las que ya existen problemas y usted está intentando lograr el recaudo de obligaciones vencidas. 


    Durante el proceso de cobro debe hacer lo que hacemos nosotros. Cada vez que haga contacto con el deudor aproveche la llamada para Lograr un resultado (obtener el pago o un compromiso firme), o establecer los pasos a seguir (volver a llamar, enviar un mensajero por el cheque, tomar posesión de la mercancía vendida, iniciar proceso legal, etc.) Para mantener el control debe cumplir con su palabra. Si dice que va a llamar por una respuesta o decisión a las 2:00 PM el martes siguiente, hágalo. Si le dice a un deudor que va a suspender el crédito, hágalo. Si le indica que el asunto va a ser enviado a una agencia de cobros, envíelo. Si cumple con su palabra, y hace exactamente lo que promete, siempre va a mantener el control y tendrá mayores posibilidades de recaudar lo adeudado. Si no lo hace, perderá credibilidad y el control de su acreencia.

  • Prepare sus llamadas

    Es comprensible que algunas personas sean reticentes a hacer llamadas de cobro; discutir asuntos de dinero puede ser incómodo y angustiante. Apóyese en personas allegadas a usted. 


    La clave está en planear su llamada, y, si se siente nervioso, encuentre un amigo o colega y practíquela. Tómese unos momentos, organice los hechos, discuta lo que quiere decir y, lo más importante, decida lo que quiere lograr con la llamada. Haga una lista de las objeciones que pueda encontrar y decida como las manejará. Tenga en cuenta que sus esfuerzos no producirán resultados si permite que el deudor estanque sus iniciativas. Así que cuando esto suceda, pida refuerzos. Utilice los recursos a su disposición

  • Sepa cuando es necesario pedir ayuda

    El conocimiento es una de las mejores defensas contra una mala acreencia. Tiene que saber que hacer antes, durante e inmediatamente después de la venta. También tiene que saber a quién recurrir cuando alguien no le pague a tiempo. 


    Considere la ayuda proporcionada por empresas especializadas para las diferentes instancias: para informarse sobre la situación económica de sus deudores, para apoyarse en requerimientos de pago escritos con el membrete de la agencia de cobro o utilizando los servicios de Recuperación de Cartera Vencida que ofrece INTERIA CARTERA EMPRESARIAL, su opción ideal en la gestión de acreencias comerciales.

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