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Análisis y acciones de mejora para KPIs de cobranza

Mon, 11 Dec 2023 17:24:33 GMT

En el mundo empresarial, los indicadores de gestión o KPI son un recurso utilizado para medir la eficiencia de la gestión de una organización o equipo de trabajo. Para el caso de la cobranza, los KPI asociados buscan evaluar el rendimiento de sus procesos, y en consecuencia entender qué tan efectivo está siendo el proceso de recuperación de capital, y por ende qué tan fuerte es la liquidez de la empresa.

Una mala gestión en la cobranza tendrá efectos negativos en el corto y mediano plazo. De allí que sea necesario sondear periódicamente y de manera cuantitativa los resultados del cobro de cartera.

En este post mencionaremos dos indicadores de gestión de cartera, interpretando su significado y algunas maneras de mejorarlo en la práctica:

Rotación de cartera en días

Se refiere al tiempo que transcurre desde la facturación hasta el momento en el que el cliente realiza el pago.

Un tiempo promedio de pago que sea elevado, puede significar que existen problemas con el proceso de cobro, el cual puede deberse a diversos factores:

Estudios de crédito mal realizados o no realizados
Mal otorgamiento de los cupos de crédito a los clientes
Ausencia de planes de recuperación de cartera
Técnicas de cobranza deficientes
Políticas de cobranza eficientes

Dejando de lado el tiempo promedio de cobro (que bien podría ser sujeto de revisión si es muy extenso en relación con los tiempos de pago a proveedores), un tiempo de recuperación muy extenso termina siendo una indicación de que todo un proceso pudo haber salido mal. Es por ello que se requiere verificar y corregir en lo que haga falta, aspectos relacionados con la idoneidad de los analistas de crédito, si las políticas de crédito y cobranza están acordes con la actualidad del entorno, o si los agentes de cobranza son lo suficientemente hábiles como para recuperar de manera eficiente el dinero de las cuentas por cobrar.

Dentro del estándar de políticas de cobranza, bien vale la pena evaluar el tiempo de mora a partir del cual se terceriza la gestión de cobranza. No debe olvidarse que, a mayor antigüedad de la deuda, menor la probabilidad de recuperación. La tercerización es una medida que, psicológicamente, persuade al deudor y lo motiva a pagar, y eso será más efectivo en la medida en que la obligación vencida no tenga una antigüedad demasiado grande.

Porcentaje de cartera vencida

Simplemente se trata de la relación entre las deudas vencidas con relación a los créditos totales otorgados. Según las buenas prácticas de cartera, se sabe que un porcentaje de cartera vencida del 1% y hasta el 8% es aceptable, que entre el 9% y el 15% es preocupante, y que más el 15% es alarmante, ya que en ese punto amenaza con absorber las ganancias netas de la empresa.

No debería permitirse que dicho porcentaje supere el umbral del aceptable, y eso puede lograrse partir de hacer más eficiente el proceso de cobro:

Haciendo labor de cobranza preventiva, recordando al deudor la fecha del vencimiento de su obligación, días antes de que esto ocurra. Puede parecer algo obvio, pero lo cierto es que muchas cuentas no se pagan por que formalmente no se llegan a cobrar. De igual manera, algunos deudores demoran deliberadamente el pago de las obligaciones para poder obtener beneficios con un dinero que no le corresponde.

Automatizando labores cotidianas de cobranza, como recordatorios de pago, ofertas de acuerdos de pago, mensajes informativos, etc.

Capacitación para los agentes de cobro, para que puedan adquirir conocimientos y habilidades permitan mejorar su desempeño.

Si logísticamente no es posible optimizar el rendimiento de su equipo de cobranza, bien vale la pena considerar la tercerización a alguna agencia de cobro especialista en la materia.

La cobranza inicia desde antes de la venta

Wed, 06 Dec 2023 21:18:38 GMT

Todas las empresas tienen un cierto porcentaje de cartera morosa, en algunos casos más elevado que en otros. Hay situaciones en las que este porcentaje llega a ser tan alto (del orden del 15% o superior) que se pone en riesgo la sostenibilidad misma de la organización.

Frente a situaciones críticas como esta, se tiende a tomar medidas extremas que incluso terminan en la instancia judicial, corriendo el riesgo de que los deudores no tengan activos embargables para compensar la deuda, y el problema de liquidez no hace más que agravarse.

¿Cómo puede una empresa llegar a una situación así?

En lo primero que se puede pensar es en que el área de cartera no supo administrar eficientemente la cobranza. Sin embargo, dicha cobranza no es fácil de administrar si durante el proceso de la venta se pactaron con el cliente condiciones desfavorables o riesgosas para quien ejerce como vendedor.

El éxito de la cobranza depende no solo de cobrar como tal, sino también de qué tan viable será en un momento determinado recuperar el capital de una obligación pendiente. Por eso, el proceso de concesión del crédito es fundamental de cara a la gestión eficiente de la cartera.

La importancia de la etapa de concesión del crédito

No hay duda de que otorgar crédito a los clientes es un factor esencial de cara a lograr las ventas previstas. Parece obvio que no se le debería otorgar crédito a personas o empresas que no tengan la suficiente capacidad de pago. Sin embargo, se sigue incurriendo con frecuencia en este error.

Investigar de manera rigurosa al cliente que solicita el crédito, es un acto de supervivencia para cualquier empresa. Antes de iniciar una relación comercial con un cliente, es importante conocer primero su capacidad de pago, el capital con el que cuenta, en qué condiciones se desenvuelve su negocio, así como su carácter, es decir cómo ha cumplido o está cumpliendo con sus compromisos crediticios. Es una manera de evitar problemas futuros (por ejemplo, impagos).

Para poder pactar condiciones de pago viables con los clientes, y de paso reducir la probabilidad de tener una cartera morosa elevada, bien vale la pena tener en cuenta lo siguiente:

Que la organización esté convencida del impacto que puede tener el proceso de concesión del crédito, y por ende la rigurosidad con la que éste se debe efectuar. Eso implica, ante todo, que se tenga una política para el otorgamiento de créditos, de modo tal que no haya lugar a subjetividades.

Asegurarse que, efectivamente, se reciba la información para su análisis, y que esta además sea verificable para poder hacer una investigación real del cliente.

Que el otorgamiento de crédito esté en manos de personas que conozcan del tema, para que sus decisiones sean acertadas y de beneficio para la empresa. No hay lugar para aprendices, personas en su primer empleo o descartes de otras divisiones si se van a tomar decisiones relacionadas con el dinero de la compañía.

Si requiere asesoría acerca de cómo estructurar el proceso de cartera en su empresa, no dude en contactarnos.

Inteligencia artificial: Una herramienta de valor para mejorar la cobranza

Tue, 05 Dec 2023 12:57:59 GMT

Vivimos en la era de la información. Nunca antes se había tenido tantos datos disponibles acerca de mercados, clientes y hábitos de comportamiento, entre otros. Es uno de los grandes beneficios que la tecnología ha aportado en los últimos años.

A pesar de ello, existen desafíos alrededor de tales datos e información ya que, de nada sirve tenerlos si no se les sabe dar un uso adecuado. Adicionalmente, los volúmenes de información generados a diario son tan grandes, que su análisis y procesamiento tardaría demasiado en manos de analistas clásicos, y es allí donde la tecnología vuelve a surgir como la solución.

Una de las funcionalidades que definen a la inteligencia artificial es la capacidad de procesar grandes volúmenes de datos de forma rápida. De ese modo, el poder tener rápidamente interpretaciones válidas de los datos disponibles, implica contar con ventajas competitivas.

La gestión de la cobranza también puede verse impactada de manera positiva a partir de las posibilidades que brinda la inteligencia artificial. Bastaría hablar de la agilización del servicio y la calidad de las acciones emprendidas, a través de agentes virtuales, mejor toma de decisiones y atención personalizada para cada deudor.

De manera concreta, ¿Cómo podría esto verse reflejado? Veamos cuatro aspectos puntuales:

1.- Equipos de cobranza más productivos

Siempre ha existido el temor de si la tecnología (la inteligencia artificial en este caso) conducirá a la desaparición de los operadores humanos. La verdad es que no, porque lo que se quiere es tener una herramienta que refuerce y haga más eficiente la labor del equipo de agentes de cobro.

Los algoritmos no cuentan con la empatía que se suele tener en las conversaciones entre seres humanos (en especial en situaciones difíciles como la exigencia de pago de una obligación en mora), y tampoco cuentan con habilidades de negociación para llegar a acuerdos que faciliten la recuperación de capital.

La inteligencia artificial llega para apoyar la gestión de la cobranza, haciendo más fácil la toma de decisiones (al descubrir patrones de comportamiento de los deudores), y simplificando los procesos operativos (automatizando actividades diversas), lo cual en general hace más grata la experiencia del deudor e incrementa la disposición y la voluntad para pagar.

Lo que se espera es que los indicadores de gestión de los agentes de cobro pueden incrementarse de manera sustancial, gracias al uso de la inteligencia artificial.

2.- Estrategias de cobro eficaces

La capacidad de análisis de la inteligencia artificial nos lleva a la construcción de modelos predictivos, es decir la capacidad de adelantarse a las acciones de los clientes / deudores. A partir de ello, sería posible la construcción de estrategias, productos y ofertas de alta eficacia con miras a la recuperación de capital.

Un modelo predictivo implica reconocer patrones e identificar el comportamiento de pago de un deudor específico. Si se entiende eso, se pueden hacer ofertas para acuerdos de pago atractivos para cada caso, al estar alineados con la realidad de cada deudor. Muchas veces el no pago de una obligación en mora no se da por no tener la voluntad de cancelar la obligación, sino por no tener una posibilidad lo suficientemente viable para el deudor, partiendo del hecho de que la obligación de pagar no es algo negociable.

Hay que tener en cuenta que, en la actualidad, la cobranza se entiende como un servicio y que su objetivo es recuperar el capital y mantener sanas las relaciones comerciales entre deudores y acreedores de cara a futuros negocios.

3.- Gestión ágil de los datos

Contar con bases de datos es solo el principio, ya que dichos datos sin un análisis adecuado no llevan a nada. La inteligencia artificial permite hacer análisis profundos de la información disponible y de ese modo sacar conclusiones sobre las acciones que se deberían emprender en cada caso.

Analizar de manera integral el historial de pagos de un deudor, la totalidad de sus obligaciones, con quién ha hecho negocios y con qué activos cuenta, solo para citar algunos ejemplos, puede llevar a una empresa a extraer concusiones valiosas y de ese modo tomar decisiones acertadas acerca de qué hacer en cada caso de cobranza. Bastaría con decir que muchos de los procesos judiciales que se inician no son exitosos porque se procede con ellos para luego saber que el deudor no cuenta con activos que permitan proceder a un embargo.

Las decisiones acertadas llevarán a una mayor eficacia en la recuperación, que al final de cuentas es lo que define a los equipos de cartera y/o las agencias de cobro.

4.- Herramientas de interacción

El uso de herramientas de reconocimiento de voz / texto (bots) puede ser un recurso valioso en la ejecución oportuna de acciones del día a día, y que en manos de operadores humanos pueden ser tediosas y tomar mucho tiempo.

La automatización de acciones como las notificaciones / recordatorios de pago, la oferta de acuerdos de pago o el agendamiento de los mismos, además de terminar prestando un buen servicio al cliente, hacen más productivo el trabajo.

Según los expertos, la automatización de estas labores permite un incremento de hasta un 30% en los ingresos de la empresa, al tiempo que puede reducir los costos operativos hasta un 25%

La cobranza, ¿un asunto exclusivo de abogados?

Wed, 15 Nov 2023 03:19:59 GMT

Desde hace tiempo la actividad de la cobranza ha venido sufriendo una profunda transición. Atrás parecen haber quedado aquellas prácticas de presión extrema, matoneo y destrucción pública de la reputación de los deudores.

Vivimos en una sociedad que se basa en hacer negocios , y por lo tanto en construir y conservar en el tiempo las relaciones con los clientes (no debe olvidarse que es 10 veces más costoso conquistar un cliente nuevo que mantener uno existente, según lo dicen los expertos en mercadeo). De allí que las empresas deban tener siempre presente el factor diplomacia en sus procesos y procedimientos.

La función de cobranza ha evolucionado de manera notable, pasando de ser una actividad eminentemente coercitiva y represiva para terminar siendo una negociación que busca llegar a acuerdos amigables entre deudor y acreedor, de tal manera que sea posible volver a hacer negocios en el futuro. En términos generales, lograr relaciones de largo plazo con sus clientes es uno de los grandes desafíos que tienen las empresas, y en ese contexto el proceso de recuperación de cartera tiene mucho que decir al respecto.

La forma como se le cobre a los clientes también puede llegar a ser un factor estratégico dentro de las prácticas empresariales. En la actualidad, un estilo predominantemente represivo en el cobro generará para la empresa una reputación que posiblemente afecte su capacidad para hacer negocios en el futuro.

Frente a la pregunta ¿es la recuperación de cartera un tema exclusivo de abogados?, la respuesta es NO, pero eso no quiere decir que ellos no participen de dicho proceso. La recuperación de cartera se puede entender como un esquema de presión ascendente según el cual, en la medida que el deudor no responde a los requerimientos de pago, se adoptan medidas y lenguajes con mayores niveles de presión, lo cual se traduce en unas etapas del proceso que deberían seguirse de manera secuencial.

Las etapas de la cobranza

#1: Cobranza persuasiva - administrativa - corriente

Es una etapa esencialmente amigable y en la que se busca preservar al cliente, recuperar la deuda y seguir haciendo negocios.

#2: Cobranza coactiva

Cuando en la etapa persuasiva no se tienen resultados, se apela a una etapa coactiva, en la que el nivel de presión ha aumentado y la prioridad principal es la recuperación de la deuda. Ya en este punto el sostenimiento de la relación comercial es algo deseable mas no prioritario.

#3: Cobro judicial

Finalmente, si las dos etapas previas no fueron suficientes para recuperar el capital, se apela al cobro judicial, en el que el único objetivo viable es la recuperación del capital adeudado.

Las dos primeras etapas tienen un enfoque negociador que se llevan a la práctica a través de agentes de cobro especializados, entrenados para abordar las diferentes objeciones del deudor y a pesar de ello lograr acuerdos / compromisos de pago. En este punto lo judicial aún no interviene, y se busca recuperar el dinero sin necesidad de entrar en pleitos legales. Hasta aquí, lo que se hace es una actividad de cobranza como tal.

La instancia judicial es competencia de los abogados, y se llega a ella una vez se ha verificado que el deudor tiene bienes embargables que puedan justificar un proceso legal. Es una instancia extrema en la que ya no necesariamente se tiene el interés por conservar al cliente. De allí la importancia de evitar actuar desde un principio con recursos jurídicos.

En conclusión, los abogados tienen un papel de gran importancia dentro del proceso de cobranza, aunque este cobre importancia una vez agotadas las primeras etapas del proceso.

Técnicas de cobro en cartera comercial

Wed, 20 Sep 2023 03:07:58 GMT

La gestión de cobros requiere de múltiples técnicas profesionales. Desafortunadamente, el cobrador promedio quizás conozca unas pocas mientras que el cobrador profesional se ha perfeccionado y usa muchas técnicas de alta efectividad. La diferencia resulta en una muy importante diferencia en resultados.

Tenga en cuenta que al realizar un esfuerzo de cobro debe incorporar cada uno de los siguientes elementos.

1.- Establezca una buena comunicación y desarrolle el nivel de interés del deudor

Dado que la llamada de gestión de cobro es una interrupción a las actividades del deudor, es esencial capturar toda su atención desde el primer instante. Cuando el deudor responde a una llamada telefónica seguramente estará pensando en otras cosas y no está interesado en lo que usted o su compañía tengan que decir.

Especialmente, no está interesado en hablar sobre sus compromisos comerciales ni acerca de su endeudamiento! Debe usted hacer una “venta antes de la venta”, ganarse el derecho a hacer su presentación neutralizando la preocupación del deudor hacia otros asuntos. Capture su total interés y atención.

2.- Escuche con empatía

Hay una gran diferencia entre compasión y empatía. La compasión implica lástima mientras que empatía implica comprensión y entender como la otra persona se siente con relación a las circunstancias bajo discusión. Quien tenga empatía podrá establecer un vínculo con el deudor en circunstancias difíciles.

Los cobradores excelentes saben escuchar y dejan a los deudores expresar sus opiniones. Tenga en cuenta que el nivel y tono de voz son muy importantes: debe usted reflejar franqueza y seguridad y al mismo tiempo generar confianza y respeto, sin ser excesivamente agresivo o intimidante. Está bien mostrar seguridad en si mismo pero es necesario evitar y transmitir ideas preconcebidas sobre la honestidad del deudor.

Aunque muchos cobradores se capacitan continuamente, pocos lo hacen con miras a desarrollar sus capacidades de escucha. Sin embargo, estas son tan importantes en el proceso de cobro como las técnicas de venta y negociación. La habilidad para escuchar y descifrar las afirmaciones y comentarios de un deudor es un requisito absoluto para el logro de los mejores resultados en la gestión de cobro.

3.- Use técnicas y estrategias de ventas

Desafortunadamente, muchos cobradores no poseen habilidades comerciales. Por el contrario, se aferran al protocolo convencional de cobro y desconocen que las técnicas basadas en tácticas duras e inflexibles, que ayer fueron efectivas, hoy se han transformado en una mezcla de técnicas creativas de persuasión.

El deudor que encontramos en la actualidad tiende a ser sofisticado y no responderá a las técnicas de alta presión utilizadas anteriormente. El secreto es ser creativo en la utilización de las diferentes técnicas comerciales dirigidas a llevar a los deudores al cumplimiento de sus obligaciones.

Por ejemplo, si el cobrador puede demostrar la importancia que su servicio representa para el negocio o la felicidad personal del deudor, podrá persuadir a éste para que atienda las acreencias de su interés en forma prioritaria y que lo haga antes de cancelar las que tenga a favor de otros.

4.- Negocie objeciones

Pocos cobradores son conscientes de que su trabajo gira alrededor de procesos de negociación. La gestión de cobranzas involucra habilidades de escucha, solución de problemas y persuasión, todos ellos componentes de procesos efectivos de negociación. La intransigencia o incapacidad de muchos cobradores que se niegan a negociar es la razón por la cual mucha cartera es castigada.

Por otra parte, pocos cobradores tienen la habilidad de distinguir entre una “situación” como lo pueden ser una quiebra, el desempleo u otros factores económicos que impiden al deudor cumplir con su obligación, y una “objeción” que es una razón inválida o insuficiente como justificación del impago. Aquellos cobradores que sean capaces de reconocer dichas objeciones podrán vencerlas y negociar fórmulas de arreglo con los deudores.

El dominio de técnicas de negociación y la habilidad para distinguir entre una situación y una objeción son esenciales para lograr una gestión de cobro sobresaliente.

5.- No intente copiar a ningún otro cobrador

En la medida en que maniobre al deudor hacia el pago de su obligación, incorpore cada uno de los elementos anteriores en el desarrollo de su gestión. No olvide que cada persona es única y debe desarrollar su propio estilo de cobranza. Desarrolle por lo tanto su propio mensaje.

Factura electrónica en procesos ejecutivos

Wed, 20 Sep 2023 02:00:19 GMT

Factura electrónica en Colombia

La utilización de la factura electrónica en Colombia se remonta a la expedición del decreto 1094 de 1996, en el que se dan las primeras puntadas para estructurar su sistema de expedición y validación. Sin embargo, tan solo fué hasta el decreto 1929 de 2007 cuando se dió una definición más formal de la misma , y se otorgan además facultades al gobierno nacional para su reglamentación.

Hasta ese momento, las demandas ejecutivas derivadas del cumplimiento de una obligación pasaban por demostrar las circunstancias por parte del demandante, ya que las diversas facturas existentes no se consideraban como un título valor.

A partir de la ley 1231 de 2008, se produce la unificación de todas las facturas existentes hasta la fecha bajo el nombre de factura de venta, otorgándole además su calidad de título valor. No obstante, en la citada ley, el parágrafo de su artículo 1 habla de una futura reglamentación para la circulación de la factura electrónica, dejando como parámetros de aceptación de la factura el que el comprador acepte de manera expresa su contenido, por escrito en el cuerpo de ésta, práctica típica de las facturas impresas en papel.

Todo este tiempo se ha venido operando con vacíos jurídicos en la operación de la factura electrónica, en particular porque el ítem de aceptación de la factura electrónica por parte del comprador se ha constituido en un obstáculo de las instancias judiciales, dado que no se tiene la aceptación expresa mencionada en la ley 1231 de 2008, lo cual provoca el rechazo del proceso.

Este es un caso de migración tecnológica y de procedimientos, el cual se ha venido reglamentando a partir de instancias como la ley 527 de 1999 que hace referencia a las firmas digitales, o el mismo decreto 1929 de 2007 que hace mención por una parte a cómo se puede definir una factura electrónica, así como sus principios de autenticidad e integridad.

Tan solo hasta el decreto 1349 de 2016, que finalmente reglamenta la circulación de la factura electrónica como título valor se tienen los elementos para cerrar el círculo en el caso de los procesos ejecutivos con factura electrónica.

La factura electrónica como título valor

En relación con los procesos ejecutivos que involucran la factura electrónica, el gran inconveniente que se ha venido presentando en los juzgados es que las demandas no pasan el examen de admisibilidad, en particular debido a la ausencia de de la fecha de recibo, así como el nombre y la firma de quien recibe, lo cual debía estar impreso en la factura.

Para encontrar la solución a este problema, es preciso regresar al decreto 1349 de 2016, que adicionó en el artículo 1 el capítulo 53 al título 2 de la parte 2 del libro 2 del decreto único 1074 de 2015, pudiéndose apreciar que en el parágrafo 4 del artículo 2.2.2.53.1 se halla solución al problema, ya que establece que: "El adquiriente/pagador que esté obligado a facturar electrónicamente, o el que haya optado voluntariamente por expedir la factura por este mecanismo, o esté habilitado para recibir facturas electrónicas, o aquel que decida recibir facturas en formato electrónico de generación, de conformidad con lo dispuesto en el numeral 2 del artículo 3 y el artículo 15 del decreto 2242 de 2015 para efectos de la circulación, deberá aceptar expresa o tácitamente el contenido de la factura electrónica por medio electrónico, según lo previsto en el presente capítulo".

¿Y qué implica el aceptar expresa o tácitamente?

Las facturas electrónicas se generan en formato XML y son enviadas a un correo electrónico destinado exclusivamente para su recepción. Dado el formato 100% digital en el que circula el documento, no es viable el recibido con firma y sello, según la usanza de las facturas impresas.

En la práctica hay dos caminos:

1.- Que de manera expresa el comprador, vía correo electrónico, acepte el contenido de la factura.

2.- Que lo haga de manera tácita, lo cual se entiende como que se da por aceptada la factura si el comprador no da respuesta al documento enviado dentro de los 3 días hábiles siguientes al envío.

Al momento de presentar una demanda ejecutiva, el operador de facturación cuenta con toda la evidencia electrónica de mensajes enviados con sus respectivas lecturas, respuestas y sus fechas asociadas. Esta información, junto con la factura en formato electrónico puede ser presentada como evidencia de aceptación de la factura de cara a la aceptabilidad de una demanda en un juzgado.

Lo tácito siempre se prestará a interpretaciones circunstanciales de parte de abogados defensores con el fin de argumentar la disputa de una obligación. Dada esa circunstancia, nuestra recomendación es que, al momento de iniciar la relación comercial con un cliente y antes de emitir facturación, se la haga firmar un pagaré. Párrafo nuevo

Elementos de una Polìtica de Crèdito

Sun, 14 Aug 2022 15:04:03 GMT

En el actual y cambiante mundo de los negocios es tan importante saber la forma como se va a aplicar la Política de Crédito hacia un cliente que conocer si se puede o no hacer negocios con este. No importa que tan bien se realice la evaluación de crédito. Un crédito mal administrado conducirá a mora o impago.

La Política de Crédito afecta directamente el ciclo comercial cuyos participantes claves son la compañía, sus clientes y sus proveedores. Cualquier ruptura o defecto en este ciclo, en cualquier punto, puede interrumpir el flujo de fondos y mercancías e impactar negativamente a todos sus participantes.

En la Política de Crédito se debe describir el flujo de información, mercancías y servicios, requiriéndose de un plan detallado de la relación COMPAÑIA – CLIENTE. Se debe definir como la organización interactuará con el cliente y detallar como los departamentos de mercadeo, crédito, ventas y cobranzas trabajarán como un solo equipo siendo un esfuerzo unificado crítico para el éxito.

Está definida por tres segmentos, cada uno de los cuales posee varios elementos:

ORGANIZACIONAL

Paso 1 : Misión: Es la razón de ser del crédito y de su gestión. Describe como el Departamento de Crédito y Cobranzas apoyará la Misión general de la Compañía.

Paso 2 : Metas: Este elemento indica lo que un Departamento de Crédito está tratando de alcanzar, en términos cuantitativos, e indica los parámetros contra los cuales debe ser evaluado.

Paso 3 : Responsabilidad Organizacional: Explica como quedan distribuidas las diferentes funciones y define los límites de autoridad.

EVALUACIÓN Y DEFINICIÓN DE TERMINOS

Paso 4 : Evaluación de Crédito: Indica, en términos generales, el proceso de evaluación de créditos haciendo especial énfasis en la evaluación de clientes nuevos.

Paso 5 : Límites de Crédito: Describe la metodología y procesos a ser llevados a cabo para el establecimiento de límites de crédito.

Paso 6 : Condiciones de Venta: Indica las condiciones ofrecidas a los clientes y las circunstancias bajo las cuales pueden variar.

GESTIÓN Y RECUPERACIÓN DE CARTERA

Paso 7 : Monitoreo de Cuentas: Lo único constante en el mundo de los negocios es el cambio. Este elemento de su Política de Crédito define la forma en que realizará el monitoreo de sus cuentas para anticipar las variaciones en el nivel de riesgo que cada una de ellas representa para su compañía.

Paso 8 : Administración de Cartera Corriente: Define los procedimientos a seguir para motivar e incentivar el pronto pago de sus acreencias.

Paso 9 : Suspensiones de Crédito y Despachos: Esta área explica las condiciones bajo las cuales los pedidos deben ser detenidos para revisar la situación con los clientes en que se percibe un aumento en el nivel de riesgo.

Paso 10 : Recaudo de Cartera Vencida: Este paso describe lo que se debe hacer para lograr la recuperación rápida de una acreencia vencida manteniendo al mismo tiempo una buena relación con sus clientes.

Es responsabilidad de la Gerencia de Crédito supervisar el cumplimiento de esta Política. Sin embargo, esta Gerencia es frecuentemente malentendida por quienes no están directamente involucrados en ella. Por lo tanto, el diseño de una Política debe ser ampliamente concertado con todas las partes involucradas. Una vez publicada, la reglas habrán sido establecidas, el potencial de conflicto interno habrá sido eliminado, y sus clientes serán concientes de que están trabajando con una organización coherente y profesional.